El módulo de Cartera de Proveedores permite gestionar los documentos emitidos por proveedores, controlar los saldos pendientes y registrar los cobros realizados. Esta herramienta es esencial para la administración de cuentas por cobrar y el flujo de efectivo de la empresa.
1. Pantalla Principal: Cartera de Proveedores
Encabezado del Módulo
La sección se identifica como Cartera proveedores, dentro de la categoría de Tesorería. Su propósito es visualizar y administrar las facturas, notas de débito u otros documentos emitidos por los proveedores, así como sus estados de pago.
Acciones Principales
- Filtrar: Permite localizar registros específicos utilizando criterios como proveedor, estado del documento, fechas o montos.
- Exportar: Descarga la lista completa en formato Excel para análisis o reportes contables.
Tabla Principal
La tabla organiza la información de los documentos emitidos por proveedores, con las siguientes columnas:
- #: Número de índice para identificar cada registro en la lista.
- Proveedor: Nombre o razón social del proveedor, junto con su identificación (RUC o cédula).
- Identificación: Número de identificación del proveedor.
- Documento: Número único asignado al documento emitido por el proveedor (factura, nota de débito, etc.).
- Fecha de creación y emisión: Fechas que indican cuándo se creó y emitió el documento.
- SRI: Estado del documento ante el Servicio de Rentas Internas:
- Autorizado: Aprobado por el SRI.
- No autorizado: Rechazado por el SRI.
- Ejecutivo asignado: Persona responsable de gestionar la relación con el proveedor o la transacción.
- Subtotal, Total y Saldo: Detalles financieros del documento:
- Subtotal: Valor base sin impuestos.
- Total: Suma del subtotal y los impuestos.
- Saldo: Monto pendiente por pagar.
- Estado: Estado del pago, que puede ser:
- Pagado: No hay saldo pendiente.
- Pendiente: La empresa aún debe realizar el pago.
- Gestionar pagos: Botón para registrar pagos o consultar los detalles de los pagos realizados.
2. Detalle de Proveedor: Gestión de Pagos
Cuando se selecciona Gestionar pagos para un documento específico, se accede a una pantalla que detalla la información del proveedor y sus transacciones relacionadas.
Detalle Documento
- Documento: Número único del documento relacionado (factura, nota de débito, etc.).
- Proveedor: Nombre e identificación del proveedor.
- Subtotal e Impuestos: Valores base y de impuestos aplicados al documento.
- Total: Monto total del documento.
- Saldo: Monto restante por pagar.
Detalle Pagos
En esta sección se detallan los pagos registrados para el documento:
- Número comprobante: Identificador único del comprobante del pago realizado al proveedor.
- Fecha pago: Fecha en que se realizó el pago.
- Forma pago: Método utilizado (transferencia bancaria, cheque, efectivo, etc.).
- Cuenta bancaria: Cuenta desde la cual se realizó el pago.
- Nota crédito: Relación con alguna nota de crédito, si aplica.
- Número documento: Identificador del documento relacionado con el pago.
- Valor: Monto del pago realizado.
Casos de Uso
- Gestión de cuentas por cobrar: Permite un control detallado de los saldos pendientes con los proveedores.
- Optimización de flujo de caja: Ayuda a identificar deudas pendientes y priorizar pagos según la disponibilidad de efectivo.
- Cumplimiento tributario: Asegura que los documentos emitidos por los proveedores estén en regla con las normativas fiscales del SRI.
- Control financiero: Facilita la generación de reportes financieros para análisis contables o auditorías.
Este módulo centraliza la información de las cuentas por pagar, mejorando la eficiencia en la gestión de los pagos y asegurando un adecuado manejo de las relaciones con los proveedores.