El módulo de Cartera de Clientes permite gestionar los documentos emitidos a los clientes, controlar los saldos pendientes y registrar los pagos realizados. Esta herramienta es clave para mantener el control de las cuentas por cobrar y el flujo de caja.
1. Pantalla Principal: Cartera de Clientes
Encabezado del Módulo
La sección se identifica como Cartera clientes, dentro de la categoría de Tesorería. Su objetivo principal es visualizar y administrar los documentos emitidos a los clientes y sus estados de pago.
Acciones Principales
- Filtrar: Permite localizar registros específicos utilizando criterios como cliente, estado del documento, fechas o montos.
- Exportar: Descarga la lista completa en formato Excel para reportes o auditorías internas.
Tabla Principal
La tabla organiza la información de los documentos de los clientes, con las siguientes columnas clave:
- #: Número de índice para identificar cada registro en la lista.
- Cliente: Nombre completo o razón social del cliente, junto con su identificación (RUC o cédula).
- Identificación: Número de identificación del cliente.
- Documento: Número único asignado al documento emitido (factura, nota de débito, etc.).
- Fecha de creación y emisión: Fechas que indican cuándo se creó y emitió el documento.
- SRI: Estado del documento ante el Servicio de Rentas Internas:
- Autorizado: Aprobado por el SRI.
- No autorizado: Rechazado por el SRI.
- Ejecutivo asignado: Persona responsable de gestionar el cliente o la transacción.
- Subtotal, Total y Saldo: Detalles financieros del documento:
- Subtotal: Valor base sin impuestos.
- Total: Suma del subtotal y los impuestos.
- Saldo: Monto pendiente de pago.
- Estado: Estado del pago, que puede ser:
- Pagado: No hay saldo pendiente.
- Pendiente: El cliente aún debe realizar el pago.
- Gestionar pagos: Botón para registrar abonos o consultar detalles de los pagos realizados.
2. Detalle de Cliente: Gestión de Pagos
Cuando se selecciona Gestionar pagos para un documento específico, se accede a una pantalla que detalla la información del cliente y sus transacciones relacionadas.
Detalle Factura
- Documento: Número único de la factura relacionada.
- Cliente: Nombre e identificación del cliente.
- Subtotal e Impuestos: Valores base y de impuestos aplicados al documento.
- Total: Monto total del documento.
- Saldo: Monto restante por pagar.
Detalle Abonos
En esta sección se detallan los pagos registrados para el documento:
- Número comprobante: Identificador único del comprobante del pago.
- Fecha pago: Fecha en que se realizó el abono.
- Forma pago: Método utilizado (efectivo, transferencia, etc.).
- Cuenta bancaria: Cuenta desde la cual se recibió el pago.
- Nota crédito: Relación con alguna nota de crédito, si aplica.
- Número documento: Identificador del documento relacionado con el pago.
- Valor: Monto del abono realizado.
Casos de Uso
- Gestión de cuentas por cobrar: Permite llevar un control detallado de los saldos pendientes y los pagos realizados.
- Monitoreo del flujo de caja: Ayuda a identificar clientes con deudas pendientes y realizar seguimientos oportunos.
- Cumplimiento tributario: Asegura que los documentos emitidos cumplan con las normativas fiscales del SRI.
- Reportes financieros: Facilita la exportación de datos para análisis contables o auditorías.
Este módulo centraliza la información de los clientes, optimizando la gestión financiera y mejorando la eficiencia en el seguimiento de pagos y saldos pendientes.