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¿Cómo cargo masivamente mis productos?

En este documento, se explicará cómo llenar correctamente el archivo para cargar masivamente sus productos al sistema FacturaSoft. Siga los pasos detallados para garantizar una carga exitosa:

Instrucciones Generales

  1. Separación de productos con y sin IVA:
    Cree dos archivos independientes utilizando la plantilla adjunta:
    • Uno para los productos con IVA.
    • Otro para los productos sin IVA.
  2. Uso de la plantilla:
    • Asegúrese de no modificar las columnas o el formato de la plantilla.

Descargue la Plantilla

Descargue y utilice el documento de Excel llamado PlantillaProductosMasivos como base para registrar sus productos y servicios.

PASO 1: Abrir y revisar archivo PlantillaProductosMasivos

La plantilla PlantillaProductosMasivos está diseñada para facilitar la carga masiva de productos y servicios en el sistema. En ella se incluyen 3 ejemplos que servirán como referencia:

  • Primera fila: Títulos de cada columna.
  • Segunda fila: Ejemplo de un producto que no maneja inventario.
  • Tercera fila: Ejemplo de un producto que maneja inventario.
  • Cuarta fila: Ejemplo de un servicio.
  1. Asegúrate de seguir estos ejemplos para completar cada campo de manera adecuada según las características de los productos o servicios que deseas cargar.
  2. Es importante que los títulos de las columnas no sean modificados, debido a que el sistema requiere estos nombres exactos para procesar los datos correctamente.

PASO 2: Completar la plantilla PlantillaProductosMasivos

En este paso, ingresaremos los datos correspondientes a cada producto o servicio que necesitamos cargar en el sistema. Es importante completar la plantilla de manera precisa para garantizar que la información se registre correctamente.

A continuación, explicaremos en detalle cómo llenar cada uno de los campos de la plantilla para que no existan confusiones y puedas registrar correctamente los productos o servicios de tu negocio.

  1. SKU:
    • Es el código único asignado a cada producto o servicio.
    • Este código es obligatorio y no puede repetirse.
    • Puede ser alfanumérico (números y letras).
      Ejemplo:


  2. Name:
    • Es el nombre del producto o servicio, este se mostrará en las facturas y en el punto de venta.
    • Este campo es obligatorio y el nombre no debe repetirse.
      Ejemplo:


  3. Description:
    • Es una breve descripción del producto o servicio.
    • Este campo es opcional.
      Ejemplo:


  4. Manage_inventory:
    • Este campo se utiliza para determinar si el producto va o no a manejar inventario en el sistema.
    • Si se está registrando un producto, este campo no puede quedar vacío.
    • Si el producto debe llevar inventario, colocar el valor de 1 en el campo.
      Ejemplo:
    • Si el producto no debe llevar inventario, colocar el valor de 0 en el campo.
      Ejemplo:
    • Si es un servicio se puede colocar el valor de 0 o dejar vacío el campo.
  5. Price:
    • Es el precio de venta al público del producto o servicio.
    • El precio debe ingresarse sin incluir el IVA.
    • Si el precio incluye decimales, utiliza punto (.) como separador.
    • Este campo es obligatorio.
      Ejemplo:


  6. Barcode:
    • Es el código de barras asignado al producto, que se utilizará en el sistema para facilitar su identificación.
    • Este campo es opcional.
    • Si el producto cuenta con un código de barras, ingrésalo para agilizar su gestión en el sistema.
  7. Type:
    • Este campo se utiliza para especificar si el registro corresponde a un producto o a un servicio.
    • Este campo es obligatorio y no debe quedar vacío.
    • Si estás ingresando un producto, indica en este campo products.
      Ejemplo:
    • Si estás ingresando un servicio, indica services.
      Ejemplo:


  8. Quantity:
    • Este campo se utiliza para registrar la cantidad de unidades que se ingresarán en el inventario.
    • Este campo es obligatorio y debe completarse según corresponda al manejo de inventario.
    • Si en el campo manage_inventory se indicó 1 (que el producto maneja inventario), registra la cantidad de unidades disponibles del producto.
    • Si el producto no maneja inventario, completa este campo con 0.
    • Si es un servicio se puede colocar el valor de 0 o dejar vacío el campo.
  9. Total_cost:
    • Este campo se utiliza para registrar el costo total de adquisición del producto.
    • Si se incluye decimales, utiliza punto (.) como separador.
    • Si en el campo manage_inventory se indicó 1 (que el producto maneja inventario), completa este campo con el costo total correspondiente del producto.
    • Si el producto no lleva inventario, registra 0 en este campo.
    • Si es un servicio se puede colocar el valor de 0 o dejar vacío el campo.

Ejemplo completo de plantilla

PASO 3: Preparación del Archivo CSV

Una vez que todos los registros estén llenos y validados según las especificaciones descritas, se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Guardar el archivo:
    • Asegúrate de que todos los datos estén completos y no haya campos obligatorios vacíos.
    • Guarda el archivo en formato CSV separado por punto y coma ( ; ).
  2. Validación previa:
    • Antes de cargar el archivo en el sistema, verifica que:
      • No existan columnas o filas vacías adicionales.
      • El archivo contiene solo los datos necesarios según esta plantilla.
      • Los datos se encuentran separados por punto y coma ( ; ).

PASO 4: Importar productos / servicios

  1. Una vez dentro del sistema de FacturaSoft, dirígete al menú superior y selecciona la opción FacturaSoft.
  2. Selecciona el módulo de Inventario → Movimientos.
  3. Una vez dentro del módulo de movimientos, da clic en la opción “Importar productos / servicios” ubicado en la parte derecha de la pantalla.


PASO 5: Cargar archivo de productos o servicios (CSV)

  1. Lee las instrucciones dadas antes de cargar el archivo CSV y asegúrate de cumplir con estas indicaciones.
  2. En el menú desplegable “Impuesto”, selecciona el porcentaje de IVA que se aplicará a los productos que se van a cargar.
  3. En el campo “Establecimiento”, selecciona el establecimiento en donde se cargará el inventario.
  4. Haz clic en el botón “Seleccione archivo” y busca en tu computadora el archivo .csv que deseas cargar.
  5. Una vez seleccionado el archivo, haz clic en el botón “Subir archivo” para cargarlo al sistema.
  6. Se mostrará un mensaje en rojo si existe algún inconveniente al momento de cargar, caso contrario si el archivo ha sido cargado de manera correcta aparecerá un mensaje en verde.