Se debe elaborar un acta de entrega para todo empleado que ya se encuentre vinculado a la empresa y reciba un equipo nuevo, ya sea por reposición, mejora tecnológica o cambio de herramientas. Este documento es indispensable para mantener el registro actualizado y el control de los activos asignados a cada trabajador, así como el estado físico de los mismos.
El acta debe ser un archivo en formato Word, el cual debe contener:
- Nombre completo del empleado.
- Fecha de la nueva entrega.
- Detalle de los elementos o recursos entregados (especificar si es cambio por daño, extravío o actualización, ej.: nueva laptop, teclado, etc.).
- Estado de cada elemento al momento de la entrega.
- Firma del empleado.
- Firma del responsable del área o del área de soporte.
Este documento deberá conservarse como respaldo oficial y debe realizarse cada vez que se entregue un nuevo recurso, registrando siempre la fecha correspondiente al movimiento.